Referat

Referat af menighedsrådsmødet d. 7. oktober 2024 kl. 18.00–20.00

Til stede: Charlotte Frølund Hansen (næstformand), Ole Hansen (kasserer og kirkeværge), Bodil Knudsen (kontaktperson), Klara Buch Hansen, Oddur Hansen, Louise Sihm Knudsen (præst), Christian Bro (præst), Johanne Dal-Lewkovitch (projektmedarbejder), Juul Nielsen (kordegn)

Ikke til stede: Mogens Holm (formand), Max Genske, Narine Khachatryan-Guiragossian, Maria Horn Rasmussen, Adriana Kjerulf (kirketjener), Claus Aagaard Knudsen (kirketjener), Christina Brønsholm Riemer (kirke- og kulturmedarbejder), Martin Bennebo (organist)

Punkt 1: Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen er enstemmigt godkendt.

Punkt 2: Valg af ordstyrer

Næstformanden er enstemmigt valgt som ordstyrer.

Punkt 3: Valg af referent

Kordegnen er enstemmigt valgt som referent.

Punkt 4: Beslutningspunkter

a) Menighedsrådet har behandlet og underskrevet det fremsendte revisionsprotokollat om årsregnskab for 2023 og har følgende kommentarer:

Vedr. pkt. 6.: Henstilling taget til efterretning.
Vedr. pkt. 7.: Henstilling taget til efterretning, regnskabet vil fremover blive afleveret til tiden.
Vedr. pkt. 8.: Se pkt. 6.
Vedr. pkt. 10.: Menighedsrådet ser på funktionsadskillelse i forbindelse med den nye regnskabskonstruktion, der kommer i forbindelse med en regnskabschef ansættelse.
Vedr. pkt. 11.: Menighedsrådet er opmærksom på den risiko der er ved håndtering af likvide midler, posthåndtering, fuldstændighed i registreringen af indbetalinger, samt løbende gyldigheden af udbetalinger. Det kan oplyses at likvide midler der håndteres, er meget begrænset.
Vedr. pkt. 12.: Afventer den nye regnskabskonstruktion, der kommer i forbindelse med en regnskabschef ansættelse. Bilag til regnskabsinstruks opdateres hver gang der er ændringer, eks. ændringer i personale m.m.
Vedr. pkt. 13.: Der er givet enefuldmagt til medarbejdere for at gøre hverdagen lettere. Der er begrænsninger på beløb som der kan købes for, beløbsmaksimum står i bilag til regnskabsinstruksen. Alle bilag kontrolleres og underskrives efterfølgende af kassereren. Menighedsrådet har besluttet at fortsætte denne praksis.
Vedr. pkt. 15.: Behandlet i forbindelse med ”Regnskabserklæring 2023, dateret 2. september 2024. Sendt til revisor.
Vedr. pkt. 16.: Intet kendskab til besvigelser. Er behandlet i forbindelse med ”Regnskabserklæring 2023, dateret 2. september 2024. Sendt til revisor.

b) Revisionsprotokollat om årsregnskab 2023: Det er enstemmigt vedtaget, at punktet udskydes til menighedsrådsmødet i januar.
c) Behandling og godkendelse af Kommissorium for kommunikationsudvalget: Behandling og godkendelse af kommissorium for Aktivitetsudvalget: Det er enstemmigt vedtaget, at punktet udskydes til menighedsrådsmødet i januar.
d) Godkendelse af Ringeregulativ: Det er enstemmigt vedtaget, at punktet udskydes til menighedsrådsmødet i november.
e) Godkendelse af vedligeholdelse i uge 42 – maling af kirkekontoret og toilet ved pejsesal – kr. 40.000: Maling af kirkekontoret og toilet ved pejsesal blev enstemmigt godkendt.
f) Julefrokost – personalet. Forslag kr. 500 pr deltage: Det forslåede beløb pr. deltager til julefrokosten for personalet blev enstemmigt godkendt.
g) Kulturnat og K2-kirkevandring: Følgende blev enstemmigt vedtaget:

Under hele kulturnatten er en kirketjener til stede i kirken.
K2-kirkevandring: Louise Sihm Knudsen udarbejder en vagtplan med brug af frivillige fra menighedsplejen og menighedsrådet.

h) Indkøb af 40 stk. højskolesangbøger pris ca. 12.000 kr.: Det blev enstemmigt godkendt, at der indkøbes 30 stk. højskolesangbøger med almindelig skriftstørrelse og 10 stk. højskolesangbøger med større skrift.
i) Evt. køb af berettelsessæt fra Peter Lütken: Det blev afvist at indkøbe berettelsessættet fra Peter Lütken med følgende stemmefordeling:

Christian Bro stemte for.
Charlotte Frølund Hansen, Ole Hansen, Bodil Knudsen, Oddur Hansen, Louise Sihm Knudsen stemte imod.
Klara Buch Hansen stemte blankt.

j) Retningslinjer vedr. brug af kirkebilen: Der blev enstemmigt aftalt, at kirkebilen kan bruges:

uden videre ved kirkelige handlinger, gudstjenester og arrangementer ifm. menighedsplejen.
ved andre lejligheder, når der er indhentet særlig godkendelse hos kasserer.

k) Tidspunktet for åbningen af Tiny Church palmesøndag 2025: Det blev enstemmigt vedtaget, at der sigtes mod starttidspunktet kl. 12.00. for åbningen af Tiny Church.

Punkt 5: Orienteringspunkter/Kort nyt fra alle udvalg og personer

Foruden orienteringerne, der blev udsendt på forhånd, blev der orienteret om følgende:

Der er blevet gennemført en APV for kirkens medarbejdere. Handleplanen vil blive fremlagt ved det kommende menighedsrådsmøde.
Udkaster til hhv. personalepolitik og personalehåndbog er udsendt til kirkens medarbejdere, som får mulighed for at kommentere og spørge til dokumenterne ved personalemødet d. 29. oktober.
Medarbejdernes arbejdsbeskrivelser er i gang med at blive udformet/rettet til.
Der er blevet ansat en ny regnskabschef på regnskabskontoret.
Der er sendt to foreløbige budgetter ud som bilag til nærværende møde: et for Hans Egedes Kirke og et for Tiny Church. Budgetterne skal godkendes ved det kommende menighedsrådsmøde.
Der er afholdt et konsulentmøde ang. taget. Stiftet udsender et referat fra mødet.
Byggetilladelsen til Tiny Church er endnu ikke modtaget fra Københavns Kommune, da der mangler en tinglysning.
Der er indgået lejekontrakter vedr. byggeriet.
Om muligt påbegyndes byggeriet i Nordhavn uge 43.
Der er blevet afholdt møde i Nordhavnsudvalget 1. oktober, hvor der bl.a. deltog en dokumentarist, som lavede nogle optagelser.
Åbningen af Tiny Church er ved at blive arrangeret.
Der er lavet plakater om Tiny Church, som ”koster” en donation på min. 50 kr. til menighedsplejen.
100-året for menighedssalen er gennemført med succes.
Fristen for indlevering af en alternativ kandidatlist er tirsdag den 15. oktober 2024.

Punkt 5: Drøftelse: Henvendelse vedr. sogneindsamling d. 9. marts 2025

Det blev drøftet, om og i så fald hvordan Hans Egedes Sogn skal deltage i Folkekirkens Nødhjælps Sogneindsamling d. 9. marts 2025. Christian Bro følger op på drøftelsen.

Punkt 6: Tid for næste møde

Næste menighedsrådsmøde ligger 11. november kl. 18.00.

Punkt 7: Eventuelt

Det blev foreslået, at både de afgående rådsmedlemmer og medarbejderne inviteres til at præsentere deres arbejde (kort) til det konstituerende møde i november.

Punkt 8: Oplæsning og godkendelse

Referatet blev oplæst og enstemmigt godkendt.